Et vos documents confidentiels ?

Que l'on soit organisé ou non, l'accumulation de papiers et de documents confidentiels de toutes sortes est inéluctable. Une tendance que l'on aurait pensé voir diminuer avec le développement des nouvelles technologies ...

Mais la réalité est bien différente !

Le mouvement s'accélère : aujourd'hui, non contents de devoir trier une foule de papiers personnels délivrés par l'administration ou les organismes privés, nous imprimons de plus en plus de documents confidentiels :

• e-mails,
• fichiers informatiques (pdf, ...),
• preuves d'achats en ligne ...

Téléphones mobiles, ordinateurs personnels, comptes sur Internet, les codes d'accès secrets foisonnent pour protéger nos espaces d'expression.

Dans ce contexte sensible, trier, archiver, détruire, recycler les informations et documents confidentiels ne sont pas de vains mots. Il en va du respect du territoire de chacun.

Le destructeur de papier est l'une des meilleures solutions qui soit.

Quels documents confidentiels conserver et dans quels délais ?

Les assurances

A conserver 2 ans : les quittances de cotisation et, à défaut, l'avis d'échéance émanant de l'assureur ainsi que la preuve du règlement, le double de la lettre demandant la résiliation du contrat et l'accusé de réception, la correspondance avec l'assureur concernant le règlement d'un sinistre.

A noter : il ne faut jamais détruire les contrats d'assurance couvrant une responsabilité : automobile, civile, professionnelle ... En cas d'accident, il faut conserver jusqu'à l'indemnisation totale : factures, expertises et certificats médicaux. Pour les blessures graves, le dossier doit être conservé toute la vie au cas où des séquelles apparaîtraient plus tard ...

A conserver 4 ans pour les assurances sur la vie et assurance décès : les avis d'échéance et preuves de paiement des contrats bénéficiant de la réduction fiscale. En cas de règlement à son profit du capital d'une assurance-décès, 4 ans pour prouver que la somme reçue n'était pas soumise à l'impôt sur les successions.

A conserver pendant toute la durée de l'assurance de biens : les contrats d'assurance, les doubles de la correspondance avec votre assureur, les factures d'achat de meubles et objets de valeur, les factures de réparation de tous les biens, y compris la voiture, les factures d'achat de matériel transporté. En cas de vol ou d'incendie, les factures sont la preuve de l'existence de ces biens.

La Sécurité Sociale et la santé

A conserver toute sa vie : les certificats et carnets de vaccination, la carte de groupe sanguin, le carnet de santé, autant de renseignements extrêmement importants en cas de départ à l'étranger, d'interventions en urgence. Bientôt la carte vitale - seconde génération - contiendra des informations médicales individuelles. Il ne sera alors plus nécessaire de conserver les autres papiers.

A conserver 5 ans : les justificatifs de paiement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales.

A conserver 3 ans: justificatifs des documents ayant servi au calcul des cotisations.

A conserver 2 ans : les bordereaux de versement des allocations familiales et les décomptes de remboursement de la sécurité sociale. Les justificatifs de paiement des frais et d'honoraires médicaux, les ordonnances.

A noter : les caisses disposent d'un délai de 2 ans à compter de la date de paiement pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées, sauf en cas de fraude ou fausse déclaration. Le délai de 2 ans est porté à 30 ans pour le remboursement de trop perçus en matière de vieillesse et d'invalidité.

Les évènements familiaux

A conserver toute sa vie : le contrat de mariage (un autre exemplaire doit rester chez le notaire), le livret de famille (duplicata à la mairie), les documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs.

Les copies et les extraits d'actes de naissance (valables en principe sans limitation de date, dans certains cas, ils doivent avoir été délivrés depuis moins de 3 mois ou 6 mois). Un jugement d'adoption (en cas de perte, le tribunal fournit une copie).

Un jugement prononçant le divorce ou la séparation de corps (en cas de perte, le tribunal fournit une copie).

Tout document relatif à une union libre. Un testament ou tous documents relatifs aux successions.

Le logement

A conserver 10 ans : les factures des agents immobiliers, le règlement de copropriété, les comptes de copropriété, la correspondance avec le syndic, les procès-verbaux des assemblées générales les garanties décennales de construction.

A conserver 5 ans : les factures EDF-GDF, le bail pendant la durée de la location et 5 ans après le départ du logement, les quittances de loyer. De nombreux contentieux sont liés aux locations. Un locataire qui a versé des charges trop élévées au propriétaire a 30 ans pour les lui réclamer.

A conserver entre 2 et 4 ans : les factures d'eau.

A conserver 1 an : factures de téléphone, certificat de ramonage.

A conserver durant toute la location : le constat de l'état du local et de l'immeuble, la surface corrigée, la correspondance échangée avec le bailleur. Le contrat d'assurance, l'acte de cautionnement, le contrat d'entretien du chauffage et les factures. Le contrat d'abonnement téléphonique, l'inventaire du mobilier en cas de location meublée, l'état des lieux (jusqu'au remboursement du dépôt de garantie), la quittance du versement du dépôt de garantie.

A conserver jusqu'à la revente : le titre de propriété (en cas de perte, le notaire doit en conserver un). Les factures du notaire : cinq ans pour ses honoraires, deux ans pour les taxes et les frais engagés.

Banques, CCP

Documents confidentiels à conserver dix ans : les talons de chèques et relevés de comptes bancaires et postaux (preuve par écrit en cas de litige), les ordres de prélèvement automatique pendant le temps de leur validité.

A noter : la durée de validité d'un chèque est de un an et huit jours pour les chèques bancaires et de un an pour les chèques postaux. Passé ce délai, la banque n'a pas à le payer. Pour contester un relevé de compte : quinze jours. Pour contester un encaissement, un virement de chèque : dix ans.

La vie professionnelle

A conserver 30 ans + retraite : les bulletins de salaire, contrats de travail et lettres d'engagement ou de licenciement. Les doubles ou reçus pour solde de tout compte, certificats de travail, avis d'arrêt de travail en cas de maladie ou d'accident. Les bulletins de versement des prestations de la Sécurité sociale.

A noter : La conservation à vie des documents confidentiels permettant la reconstitution de carrière doit parfois même perdurer afin que le conjoint survivant puisse faire valoir ses droits à la pension de reversion.

A conserver 5 ans : les documents concernant les allocations chômage (L'ASSEDIC dispose de ce délai pour réclamer les sommes indûment versées).

Impôts et taxes

A conserver à vie : les documents justificatifs du paiement des taxes foncières, de la taxe d’habitation.

A conserver jusqu'à la fin de la 3ème année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due : déclarations de revenus, justificatifs des réductions et déductions demandées dans ces déclarations, avis d'imposition ...

A conserver au moins 3 ans : la redevance télévision (délai de prescription pour les redevances impayées).

A noter : le contribuable dispose de 1 à 30 ans pour faire une réclamation au fisc, 1 an pour les impôts locaux, 2 ans pour la plupart des autres impôts.

IMPORTANT : ne jetez plus vos papiers dans une corbeille, rendez-les définitivement illisibles avec un destructeur de papier.

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